Politique de confidentialité

1. Préambule

La présente politique de confidentialité et de cookies a pour objet d’informer les utilisateurs du site internet d’Incotec, accessible à l’adresse https://www.incotec-software.com, ainsi que de tout autre support ou canal de communication utilisé par la société Incotec, des conditions dans lesquelles la société Incotec collecte, utilise, conserve et protège leurs données à caractère personnel.

La société Incotec s’engage à ce que les traitements de données personnelles réalisés à partir du site internet ou d’autres canaux soient conformes au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, ainsi qu’à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées sur le site internet, ainsi que sur tout autre support ou canal de communication utilisé par la société Incotec, est :

Incotec

SAS au capital de 330 000 euros

Siège social : 7 boulevard Gonthier d’Andernach, CS 40136, F-67404 Illkirch Cedex, France

SIRET : 322 324 674 00033

RCS : Strasbourg B 322 324 674

Téléphone : +33 (0)3 88 55 18 18

Adresse électronique : contact@incotec.fr

Le représentant légal de la société Incotec agit pour le compte du responsable du traitement.

3. Délégué à la protection des données

Le délégué à la protection des données de la société Incotec est M. Schneider. Il peut être contacté à l’adresse suivante : contact@incotec.fr

Pour toute question relative au traitement de ses données personnelles ou à l’exercice de ses droits, l’utilisateur peut également contacter Incotec :

• par courriel : contact@incotec.fr ;
• par téléphone : +33 (0)3 88 55 18 18 ;
• par courrier : Incotec, 7 boulevard Gonthier d’Andernach, 67400 Illkirch-Graffenstaden, France.

4. Données personnelles collectées

Une donnée à caractère personnel désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Dans le cadre de l’utilisation du site internet ou de tout autre support ou canal de communication utilisé par la société Incotec, celle-ci peut être amenée à collecter des données personnelles communiquées volontairement par l’utilisateur au moyen du remplissage d’un formulaire, de l’envoi d’un courriel ou d’un courrier, ou lors d’un échange oral.

Les moyens de collecte des données utilisé par la société Incotec sont les suivants :

• soumission par l’utilisateur d’un formulaire de contact ;
• soumission par l’utilisateur d’un formulaire d’inscription à une newsletter ;
• soumission par l’utilisateur d’un formulaire de téléchargement d’un contenu ;
• soumission par l’utilisateur d’un formulaire d’inscription à un événement ;
• réception d’un courriel de la part de l’utilisateur ;
• réception d’un courrier de la part de l’utilisateur ;
• réception d’un appel téléphonique de la part de l’utilisateur ;
• échange oral ou soumission d’un formulaire lors d’un congrès ou d’un salon professionnel ;
• échange oral lors d’une réunion en présentiel ou en visioconférence ;
• réception d’une liste de contacts auprès d’un prestataire à la suite d’un événement ;
• récupération de données publiquement accessibles ou au moyen d’outils légaux ;
• acquisition légale d’une base de contacts professionnels.

La société Incotec peut collecter les données suivantes via le site internet ou tout autre support ou canal de communication, les données collectées variant selon le support ou le canal utilisé :

• civilité ;
• prénom ;
• nom ;
• fonction ;
• nom de l’organisation ;
• localisation de l’organisation ;
• effectif de l’organisation ;
• adresse électronique ;
• numéro de téléphone ;
• informations complémentaires relatives à la demande ou à la candidature ;
• autres données personnelles présentes dans une pièce jointe, notamment un CV ou une lettre de motivation pour les candidatures, telles que l’adresse postale, le parcours professionnel, la formation, les compétences ou toute autre information communiquée volontairement par le candidat.

L’utilisateur est invité à ne pas communiquer, dans les champs libres ou en pièce jointe, d’informations sensibles ou confidentielles qui ne seraient pas strictement nécessaires au traitement de sa demande.

5. Finalités et bases légales des traitements

Dans le cadre de ses activités de prospection, de développement commercial et de gestion de la relation professionnelle, la société Incotec peut être amenée à traiter certaines données personnelles relatives à utilisateurs agissant dans un contexte professionnel, ainsi que l’historique des échanges avec ces utilisateurs.

Ces traitements sont fondés sur l’intérêt légitime de la société Incotec, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD, consistant à promouvoir ses produits et services auprès de professionnels susceptibles d’être intéressés par ses offres, à entretenir une relation commerciale avec ses clients et prospects, et à assurer le suivi de ses échanges commerciaux.

La société Incotec veille à ce que cet intérêt légitime ne porte pas une atteinte disproportionnée aux droits et libertés des utilisateurs concernées. À ce titre, les données personnelles traitées sont limitées aux informations strictement nécessaires à la finalité poursuivie, concernent principalement la sphère professionnelle des personnes, et les sollicitations adressées sont en lien avec leur activité, leur fonction ou les besoins présumés de leur organisation.

Les utilisateurs concernées sont informées de l’utilisation de leurs données à des fins de prospection ou de relation commerciale et disposent, à tout moment, du droit de s’opposer à ce traitement. Cette opposition peut être exercée simplement et gratuitement, notamment via le lien de désinscription présent dans les communications par courriel de la société Incotec ou en la contactant à l’adresse suivante : contact@incotec.fr. En cas d’opposition, la société Incotec cesse toute communication commerciale à l’égard de la personne concernée et conserve uniquement les informations nécessaires pour respecter son choix, dans une liste d’exclusion.

Les données personnelles collectées par la société Incotec sont traitées uniquement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, sont voici les principales :

• répondre aux demandes transmises par l’utilisateur via les formulaires de contact ;
• fournir les services et produits nécessaires à l’utilisateur ;
• gérer les demandes commerciales, les demandes de démonstration ou les demandes de devis ;
• assurer le suivi des échanges avec les prospects, clients ou contacts professionnels ;
• adresser des communications commerciales ;
• étudier et traiter les candidatures reçues.

6. Caractère obligatoire ou facultatif des données

Lorsque certaines données sont obligatoires pour traiter une demande, les champs concernés dans le formulaire de contact sont signalés par un astérisque ou par tout autre moyen équivalent.

À défaut de communication des informations obligatoires, ou en cas de communication d’informations inexactes, la société Incotec pourrait ne pas être en mesure de répondre à la demande de l’utilisateur ou de lui fournir les services sollicités.

Les autres informations, facultatives, permettent uniquement à la société Incotec de mieux comprendre la demande et d’y répondre de manière adaptée.

L’utilisateur s’engage à fournir des informations exactes, complètes et à jour. Il lui appartient d’informer la société Incotec de toute modification des informations transmises. L’utilisateur s’interdit de communiquer des données personnelles relatives à un tiers sans y être autorisé.

7. Destinataires des données

Les données personnelles collectées via le site internet ou tout autre support ou canal de communication sont destinées aux services habilités de la société Incotec, dans la limite de leurs attributions respectives. Selon la nature de la demande, les données peuvent être accessibles notamment aux services marketing, commercial, clients, administratif et ressources humaines (dans le cadre d’une candidature).

Les données personnelles collectées via le site internet ou tout autre support ou canal de communication ne sont pas vendues, louées ou cédées à des tiers. Elles peuvent toutefois être traitées par des prestataires externes agissant pour le compte de la société Incotec, notamment pour l’hébergement et la maintenance du CRM, du site internet et des outils apparentés qui traitent des données.

8. Hébergement des données

Les données personnelles collectées via les formulaires du site internet ou tout autre support ou canal de communication sont hébergées :

• sur des serveurs localisés en France appartenant à la société OVHcloud, dont le siège social est situé 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France ;
• sur des serveurs localisés en France appartenant à Microsoft Azure, dont le siège social est situé 37 quai du Président-Roosevelt, 92130 Issy-les-Moulineaux, France ;
• sur des serveurs localisés en Belgique appartenant à la société Google Cloud France, dont le siège social est situé 8 rue de Londres, 75009 Paris, France ;
• sur des serveurs localisés en France appartenant à la société Incotec, dont le siège social est situé 7 boulevard Gonthier d’Andernach, 67400 Illkirch-Graffenstaden, France.

OVHcloud, Microsoft Azure et Google Cloud France interviennent en qualité de prestataires techniques d’hébergement. Leurs missions consistent à assurer le stockage et la sécurisation des données, à l’exclusion de toute autre utilisation pour leur propre compte.

9. Absence de transfert des données hors Union européenne

Les données personnelles collectées via le site internet ou tout autre support ou canal de communication utilisé par la société Incotec ne font l’objet d’aucun transfert vers une société tierce située hors de l’Union européenne, vers un pays tiers à l’Union européenne ou vers une organisation internationale. Dans l’hypothèse où un tel transfert deviendrait nécessaire, Incotec s’engage à mettre en place les garanties appropriées prévues par la réglementation applicable et à en informer les personnes concernées.

10. Durée de conservation des données

La société Incotec conserve les données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, notamment pour fournir ses services, répondre aux demandes, assurer le suivi de la relation contractuelle ou précontractuelle, respecter ses obligations légales et défendre ses droits en cas de litige.

Les durées de conservation varient selon la nature des données et les obligations applicables. À l’issue de ces durées, les données sont supprimées de manière sécurisée, conformément à la réglementation en vigueur, sauf obligation légale contraire ou situation particulière.

11. Sécurité des données

La société Incotec met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des données personnelles collectées.

Ces mesures visent notamment à protéger les données contre :

• l’accès non autorisé
• la perte ;
• l’altération ;
• la divulgation ;
• la destruction accidentelle ou illicite.

L’accès aux données personnelles est limité aux seules personnes habilitées, dans la limite de leurs fonctions et des finalités poursuivies.

12. Droits de l’utilisateur

Conformément à la réglementation applicable, l’utilisateur dispose des droits suivants sur ses données personnelles :

• droit d’accès ;
• droit de rectification ;
• droit à l’effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition ;
• droit à la portabilité, lorsque ce droit est applicable ;
• droit de retirer son consentement à tout moment, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ;
• droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.

Pour exercer ses droits, l’utilisateur peut contacter la société Incotec :

• par courriel : contact@incotec.fr ;
• par téléphone : +33 (0)3 88 55 18 18 ;
• par courrier : Incotec, 7 boulevard Gonthier d’Andernach, 67400 Illkirch-Graffenstaden, France.

La demande doit préciser le droit exercé. La société Incotec pourra demander un justificatif d’identité lorsque cela est nécessaire afin de vérifier l’identité du demandeur et d’éviter toute divulgation non autorisée de données personnelles. Le retrait du consentement, lorsqu’un traitement est fondé sur celui-ci, ne remet pas en cause la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

13. Limites à l’exercice des droits

Dans certains cas prévus par la réglementation, les droits de l’utilisateur peuvent être limités, notamment afin de garantir :

• la sécurité nationale ;
• la défense nationale ;
• la sécurité publique ;
• la prévention ou la détection d’infractions pénales ;
• les enquêtes et poursuites en matière pénale ;
• l’exécution de sanctions pénales ;
• la protection des droits et libertés d’autrui.

14. Réclamation auprès de la CNIL

Si l’utilisateur estime, après avoir contacté la société Incotec, que ses droits ne sont pas respectés ou que le traitement de ses données personnelles n’est pas conforme à la réglementation applicable, il peut introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés).

CNIL

https://www.cnil.fr/

3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07

Téléphone : 01 53 73 22 22

15. Modification de la politique de confidentialité

La société Incotec se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment, notamment afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires, techniques ou organisationnelles. La version applicable est celle publiée sur le site internet à la date de consultation par l’utilisateur.