Comment optimiser la gestion des plannings de vos employés ? Une alternative concrète aux tableurs traditionnels

Qu'est-ce que la planification automatisée ?

La planification automatisée, ou gestion des activités, repose sur l’utilisation d’un logiciel de GTA pour créer les plannings des collaborateurs à partir de différents paramètres : cadre règlementaire interne, compétences, disponibilités et besoins en personnel. Contrairement à une planification réalisée sur un tableur classique, où chaque ajustement doit être réalisé manuellement, ce type de logiciel produit une proposition de planning conforme et adaptée aux besoins de chaque service. L’utilisateur garde néanmoins la main pour apporter des modifications si nécessaire. Cette approche permet de structurer la gestion des activités tout en allégeant le travail administratif lié aux plannings.

Quels bénéfices pour votre organisation ?

Mettre en place une solution de planification automatisée offre plusieurs avantages pour les ressources humaines. Elle permet notamment de libérer un temps précieux pour les équipes métiers, en supprimant une tâche particulièrement chronophage : la gestion et le suivi du planning. Ce gain de temps leur permet de se concentrer davantage sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Elle permet aussi de réduire les erreurs qui peuvent subvenir en cas de gestion manuelle, notamment lorsqu’il faut tenir compte de nombreux facteurs comme les contraintes réglementaires, les horaires, les absences ou les compétences spécifiques.

Cette approche facilite également l’anticipation des besoins, que ce soit pour planifier une période chargée ou adapter les ressources disponibles en fonction des activités. La planification automatisée permet enfin d’introduire plus de souplesse dans la gestion quotidienne. Il devient plus simple d’ajuster un emploi du temps ou de trouver une solution en cas d’imprévu. Elle contribue ainsi à une meilleure organisation du travail au sein des équipes.

Le module de planification dans votre solution de GTA

Le module de planification présent dans certaines solutions de GTA, telle qu’Incovar+ est conçu pour s’adapter à différents types de structures, en tenant compte de leurs contraintes internes. Il permet de définir les règles de planification, de prendre en compte les compétences et les disponibilités, afin de proposer un planning adapté. Les services publics tels que les écoles, médiathèques ou musées peuvent y trouver une solution adaptée à leur organisation interne.

Dans le module de planification d’Incovar+, l’interface propose plusieurs vues pour mieux appréhender les emplois du temps : vue par activité, par agent, ou selon une période donnée. Un système de "glisser-déposer" permet d’affecter les agents simplement en cas de modification, sans avoir à tout reprogrammer. L’un des points centraux de ce module concerne la gestion des remplacements. Lorsqu’un employé est absent, l’absence est remontée par le logiciel et peut être visualisée par l’utilisateur grâce à une page dédiée comprenant l’ensemble des remplacements à traiter. L’outil propose alors deux modes d’intervention :

• Un remplacement rapide : directement depuis le planning, en sélectionnant un employé disponible et compétent parmi ceux identifiés.
• Un remplacement avancé, qui permet de répartir les activités de l’employé absent entre plusieurs remplaçants, en tenant compte des jours, des lieux ou services concernés, ainsi que des compétences et disponibilités de chacun.

La solution de planification permet également de gérer les remplacements en cascade : lorsqu’un employé est absent, son remplaçant peut être sollicité. Si ce remplaçant est lui-même déjà affecté à une autre tâche, le système identifie une nouvelle personne disponible pour le remplacer à son tour. Ce mécanisme progressif permet de trouver une solution équilibrée, en tenant compte des compétences et disponibilités de chacun, tout en préservant la continuité des activités et en évitant les désorganisations de dernière minute. Le système prévoit également des alertes en cas d’incohérence avec le réglementaire ou les compétences attendues. Ces alertes sont détaillées pour aider à la prise de décision.

Une fois le planning validé par le gestionnaire du personnel ou le manager, les employés reçoivent leur emploi du temps au format PDF par e-mail. En cas de changement, un message leur est adressé automatiquement pour les informer. Cette fonctionnalité facilite la communication des plannings aux différentes équipes. Le module de planification permet donc d’organiser les plannings de manière claire, tout en facilite les modifications ponctuelles et assure un suivi transparent.

Une gestion plus simple et structurée des activités

Adopter une planification automatisée peut contribuer à améliorer l’organisation du travail, sans pour autant bouleverser les habitudes de gestion. Elle permet de structurer les plannings, d’optimiser les ressources et de mieux réagir face aux imprévus. Le module de planification d’activité d’Incovar+ a été pensé pour accompagner les structures dans cette démarche, en s’adaptant aux besoins spécifiques de chaque service. En simplifiant la gestion des plannings, il offre un cadre plus lisible et plus fluide pour l’ensemble des collaborateurs.

Envie d’échanger sur votre projet ou de mieux comprendre les fonctionnalités du module de planification ? Contactez-nous. Nous serons ravis de vous accompagner dans cette réflexion, à votre rythme, et selon vos besoins.